Intranätverk – konferensen för oss som arbetar med intranät

Ett par korta nyheter om vad som har hänt sedan sista uppdateringen, som var för två år sedan! Denna blogg kommer därefter att gå dvala igen.

Har grundat företaget Norling & Company, som bedriver konsulting inom intranät- och digital arbetsplatser. Nya bloggposter om intranät kommer framöver att publiceras där.

Har också startat Intranätverk, en konferens för oss som arbetar med intranät.

 

Jboye08 – uppdaterad

Är på konferensen jboye08 i Århus. En konferens där tillfälle ges att lyssna på en hel räcka med intressanta seminarier och personer som t.ex. Robert Caillaiu.

Jane McConell redovisade intressanta data från den senaste Intranet Survey som hon genomfört. Ett par intressanta data från presentationen:

  • Bara 1 av 5 organisationer såg intranätet som verksamhetskritiskt
  • 46% av organisationerna har tillgång till verksamhetssystem via intranätet
  • Information flödar främst från toppen till botten i organisationerna, de horisontala, samt botten-upp flödena är svaga.
  • Sökfunktionen anses vara verksamhetskritisk av 60%, men – 60% av organisationerna har mindre än 1 (!) heltidsanställd för att sköta sökfunktionen. Min kommentar: Detta är anmärkningsvärt men stämmer väl med vad jag själv upplevt i mina diskussioner med kollegar i andra organisationer.

Niklas Sinander från EUMETSAT, presenterade hur man går från teori till praktik med en intern Wiki. Viktigt med riktlinjer för hur Wikin ska användas samt ett tydligt syfte. EUMETSAT bestämde att användarna skulle vara autenticerade och därför behövdes ingen moderator. Min kommentar: Detta är enligt mig helt rätt väg att gå!

Thomas Andersen, SKAT, beskrev hur de arbetar i en virtuell organisation. Den yrkesmässiga gemenskapen har varit likställd med den sociala gemenskapen eftersom kollegor inom samma organisation oftast sitter tillsammans. När en virtuell organisation införs kommer de sociala gemenskapen skiljas från den yrkesmässiga gemenskapen. Det är därför viktigt att stötta den virtuella organisationen och att den främst omfattar den yrkesmässiga gemenskapen. Den virtuella organisationen måste ha en synlig, “fysisk” plats på intranätet där medlemmarna kan mötas och samarbeta. Det är också viktigt att träffas och ha fysiska möten för att skapa en grogrund för bättre samarbete.

Simon Werner Hansen berättade om hur de arbetat med Maersk intranät. Viktiga egenskaper hos information är dess tillgänglighet, att den är lätt att komma åt och har god kvalitet. Simon rekommenderad användning av KPI:er för att kunna värdera innehåll. Genom användandet av KPI:er som t.ex antal besök i kombination med användarnas betyg kan innehållsägarna avgöra vilka sidor på intranätet som är särskilt viktiga, onyttiga mm.

Mark Morell berättade om BT:s intranätstyrning och -strategi, dom fokuserade tidigt på information, inte teknik. Duplicerad information togs bort, information ansågs vara legitim. den skall vara uppdaterad och det ska vara enkelt att navigera och information ska vara hittbar. Gammal, ouppdaterad information tas konsekvent bort. Innehåll kategoriseras som:

  • Formell
  • Team
  • Grupp
  • Personlig

De har etablerat ett “intranet center of excellence” som bl.a. hanterar standarder och förvaltning, följsamhet mot standarden, intranät helpdesk, informationsägarskap. Min kommentar: Wow!

För social media har de ett par nyckelprinciper, ingen får skriva anonymt, du får säga vad du vill men du är själv ansvarig för vad du säger. Min kommentar: Detta bekräftar vad Niklas Sinander sa om EUMETSAT:s wiki.

Toby Ward, Prescient Digital, pratade om Intranät 2.0 och presenterade preliminära resultat från sin undersökning, Intranet 2.0 survey, om intranät. Undersökningen är fortfarande öppen, så gå dit och fyll i enkäten! Av dom organisationer som hade ett bloggverktyg på plats, var det bara 60% som hade en policy för sociala medier.

Seminarie om sociala nätverk

Dataföreningen, västra kretsen, höll seminarie tillsammans med Volvo IT om “Social networking within Enterprise” eller på svenska, sociala nätverk i företag. En bra talarlista med personer från IBM, IFS, Volvo IT mfl. Diskussionen kretsar främst kring intranätanvändning av social mjukvara/social media.

Elisabeth Christborn, Volvo IT, beskrev hur affärsnytta kan genereras av system för sociala nätverk. Mycket arbete sker i nätverk. De senaste tio åren har det skett stora förändringar i sättet att arbeta. (Min reflektion: Jag tror att det har skett större förändringar i möjligheterna att arbeta på andra sätt. I grunden har vi inte förändrat arbetssättet särskilt mycket eller inställningen till hur vi förväntas vara produktiva.)

Vad är samarbete och virtuella team? Elisabeth beskrev det som en grupp människor som arbetar med ett gemensamt mål, obundna av tid och rum där IT (verktyg) används för att knyta ihop teamet.

Principerna för ett virtuellt team, som är utvecklade av NetAge, kan användas bla för att bestämma verktyg.

  • Syfte – varför?
  • Människorna – vilka?
  • Länkarna – hur?
  • Tiden – när?

För att lyckas med social mjukvara ska fokus vara 90% på människorna och 10% på tekniken. Hur man skapar framgångsrika virtuella team:

  • Utnyttja olikheterna – samla olika typer av personer i teamet
  • Använd teknik för att simulera verkligheten
  • Hålla ihop teamet – med snabbmeddelanden, webkonferenser mm

I stort handlar det om att det måste finnas tydliga regler och mycket god planering för att lyckas med virtuella team. Även de fysiska mötena blev bättre tack vare reglerna för de virtuella mötena.

Mikael Haglund och Helena Lindh, IBM. Mikael inledde med att beskriva det intressanta med webb och enterprise 2.0 som ett sätt att leva. Webben är plattform där användarna deltar aktivt. Mikael gav en grov generalisering, men sann och rolig, av hur inställningen till teknik är en generationsfråga. Digitala invandrare vs digitala infödingar. Social mjukvara kan fungera som katalysator för innovation.

Helena beskrev att sociala medier handlar om människor, möten, relationer, förtroende, pålitlighet, öppenhet och socialt ansvarstagande. IBM tillåter de anställda att agera på sociala nätverk på internet, som LinkedIn, Xing, Facebook mm. Samtidigt vill IBM erbjuda egna alternativ till internettjänsterna. IBM har fått 50% högre nöjdhet för söktjänsten genom att användarna dela med sig av sina bokmärken och får möjlighet att sätta etiketter på information. Detta ger en besparing för IBM på $4,5 miljoner på årsbasis och $0,7 miljoner sparas per månad i minskade resekostnader. (Min kommentar: Genom att användarna själva sätter etiketter på länkar/information ökar trovärdigheten för informationen. Det är ett normalt beteende att lita på människor som är som jag“. )

Mikael gav det enkla och praktiska rådet, precis som Luis Suarez, att ersätta mycket av eposten med blogginlägg, vanliga frågor kan besvaras i en wiki.

Joakim Fransson, IFS, gav en en bra och snabb genomgång av webben idag, från Chris Andersons “Long Tail” till själva verktygen och deras användingsområde. Det privat och personliga webbapplikationerna på nätet är långt före, ur ett användarperspektiv, affärssystem i företagen. Hur ska idéerna från de personliga verktygen kunna tas tillvara i affärssystem? Webbapplikationerna, som många använder privat på nätet, har väldigt bra användbarhet. Samspelet mellan funktion, information och användbarhet är viktigt för att skapa ett bra system för användarna. Människorna och det sociala samspelet måste fungera tillsammans med organisationens processer – dom är beroende av varandra – fungera inte det ena fallerar även det andra.

Claes Runnquist, Volvo IT, beskrev hur Volvo IT stödjer Volvo AB med bra verktyg. Genomgång av vilka verktyg de erbjuder. Dom flesta vettiga verktyg verkar finnas att tillgå för medarbetarna. Sökmotorn har fått en ny renässans under senare år och är ett av dom viktigaste verktygen idag för att hitta rätt information.

Seminariet avslutades med en paneldebatt. En bra diskussion: Det är viktigt att skilja på det personliga, som en företagsblogg gärna får vara, kontra det privata som generellt inte riktigt anses höra hemma i en företagsblogg. Min kommentar: Det anser jag vara en viktig och klok iaktagelse som varje enskild användare av social mjukvara bör reflektera över. I vilket kontext publicerar jag?

Mikael Haglund tipsade om “IBM Social Computing Guidelines“, som utgångspunkt för hur andra organisationer kan tänka kring riktlinjer för användningen av social media.

Sammantaget tycker jag att detta var ett bra seminarie kring ett angeläget ämne, med engagerade och kunniga talare.